Per loro natura le riunioni degli uffici commerciali sono molto ricche di argomenti foss’anche solo perché mercati e vendite sono quanto di più fluido esista.
Non tutti i Direttori Commerciali però fanno riunioni con i loro collaboratori e ancor meno con le risorse commerciali esterne; viceversa capita che diventino manifestazioni di “potere” rimarcando un solco tra Direttore e collaboratori, questi ultimi confinati a un ruolo passivo.
Personalmente sono favorevole ai momenti di confronto periodici purché siano produttivi e portatori di crescita professionale. Ci sono sempre argomenti importanti da discutere e che abitualmente riempiono le agende, quali andamento delle vendite, input commerciali, discussione target, ecc. tutte cose note.
Occorre andare oltre e prevedere un flusso contrario, che parta dalla base e arrivi alla Direzione, flusso stimolato e pilotato da quest’ultima.
Le riunioni non devono cadere nella routine bensì diventare un momento di creatività
Perché ciò avvenga è indispensabile un coinvolgimento totale della base ovvero dei collaboratori: essi non devono essere spettatori semi-passivi ma protagonisti delle riunioni, ciascuno per la sua parte.
Ecco che un metodo di gestione delle riunioni potrebbe essere:
- parte introduttiva a opera del Direttore commerciale: egli comunica tutto ciò che riguarda il coordinamento e l’orientamento dei venditori; deve essere anche il momento dello stimolo e della inevitabile verifica delle performance di vendita;
- parte tenuta a turno dai venditori stessi, opportunamente preparata e avente precisi topic da approfondire;
- chiusura a opera del Direttore commerciale, che potrà fare una sintesi interpretativa dei punti discussi e dare le opportune linee guida o una “to do list”.
In tal modo i venditori sono costretti a una meticolosa preparazione dell’incontro – sulla base dell’argomento a essi assegnato – e ne avvertono la responsabilità, dovendo esporsi davanti a una platea di persone: in questo senso ciò rappresenta un utile esercizio di sintesi, di propositività e non ultimo di public speaking.
La riunione diventa così occasione di crescita professionale per i venditori
Compito del Direttore Commerciale è determinare l’argomento che il collaboratore deve sviluppare durante l’incontro; ciò non è difficile dal momento che i topic sono molteplici, quali ad esempio:
- casi di vendite di successo e perché
- casi di insuccesso e perché
- andamento del settore merceologico di competenza
- andamento del mercato geografico di competenza
- soluzioni proposte a eventuali problemi (sconti, pagamenti, ecc.)
- proposta di contenuti di valore per la promozione aziendale
- analisi dell’attività dei competitor
- presentazione di un piano Paese
- presentazione di prospect e lead individuati
- proposte per recupero clienti dormienti o persi
- analisi di nuovi canali distributivi
A questa fase potrà seguire un momento di Q&A.
Quanto sopra, sono temi generici e ogni azienda ha i suoi ambiti specifici di approfondimento.
In tal modo i partecipanti ricevono stimoli potenti dal momento che le circostanze discusse li riguardano in prima persona, vuoi perché tocca a loro parlarne, vuoi perché sono stimolati a fare proprie le esperienze dei colleghi.
Peraltro ciascuno dei topic esposti diventa un momento di confronto, in cui il Direttore commerciale può esercitare il ruolo di moderatore neutrale.
È da momenti come questi che possono nascere idee per innovare l’attività lavorativa nonché l’approccio al mercato ed al cliente
La soluzione individuata è un equilibrio tra gli approcci top-down e bottom-up (quest’ultimo molto in voga nelle soluzioni tipo Canvas) e può determinare una relazione molto efficace tra direttore di funzione e collaboratori, in cui l’inevitabile azione di input e coordinamento dall’alto va a stimolare atteggiamenti propositivi dal basso, mettendo ulteriormente alla prova le capacità e il valore delle persone.
Per concludere le best practice di ordine gestionale (escluso cioè ogni riferimento alla natura degli argomenti) per una riunione profittevole sono riconducibili a:
- evitare il più possibile l’improvvisazione della riunione “chiamata dal corridoio”, salvo vere emergenze;
- predisporre e condividere prima della riunione un’agenda degli argomenti;
- evitare il monologo di chi indìce la riunione ovvero prevedere più speaker;
- suscitare interventi e stimolare il confronto;
- prendere a esempio situazioni reali come casi studio finalizzati all’insegnamento che si desidera trasmettere; meglio se i casi studio sono presentati dai collaboratori, come sopra spiegato;
- compilare e condividere un verbale;
- definire con chiarezza le azioni da svolgere, soggette a verifica e confronto in un incontro successivo.
Ma soprattutto pensare sempre all’arricchimento che si vuole produrre e trasmettere in quella specifica riunione.
Idealmente, la riunione riuscita è quella che, qualora sottoposta a un sondaggio anonimo, venga qualificata come utile e non come perdita di tempo.
I meeting online
Quanto esposto in precedenza vale anche per i meeting online.
Semmai la differenza con quelli live sta più nei tecnicismi: lo scoglio principale da superare è a mio avviso la capacità di moderare la riunione, gestendo al meglio le pause, gli interventi e i relativi permessi, gli spazi per i commenti, ecc. in modo che il meeting scorra fluidamente, senza sovrapposizioni tra i partecipanti.
In altre parole il moderatore deve definire le regole, fare in modo che tutti siano a proprio agio e che possano esprimersi ordinatamente.
Qualche semplice avvertenza di natura tecnica potrebbe ricondursi a:
- scegliere un tool per meeting a più persone che consenta ai partecipanti di vedersi reciprocamente (cosa che normalmente non avviene nei webinar dove i partecipanti possono essere molti), ricreando il più possibile il clima live;
- fare una prova “tecnologica” pre-meeting per evitare le inevitabili interruzioni;
- gestire i tempi e i dettagli degli interventi, meglio se definiti in precedenza;
- prevedere la modalità di condivisione dello schermo;
- evitare di interrompere gli interventi;
- registrare la sessione live e inoltrare il link alla registrazione.
La buona riuscita di un meeting online tra colleghi dipende quindi principalmente da una buona organizzazione, la pratica del tool del meeting farà il resto.
